Агент управління запчастинами і складом технічної служби
Як ми прочитали ваш бриф
Спершу зліпок, щоб було видно, з чого ми виходили. Якщо десь зрозуміли неточно, позначте це у формі внизу, і ми переробимо саме цей пункт.
залишки не видно один одному, кожен веде свій облік
у довіднику разом з історичними близько 35 тис. рядків
та сама деталь під різними артикулами і назвами
| Що ми взяли з брифа | Ваша відповідь | Як це впливає на рішення |
|---|---|---|
| Головний біль | склади не бачать залишків один одного | залишок у кабінеті це один рядок з розкладкою по складах, а не пʼятнадцять окремих файлів |
| Дублікати | 961 дублікат серед позицій довідника | дефіцит рахується по групі однакових позицій, інакше деталь є на сусідньому складі під іншим артикулом і її не видно |
| Строк поставки | фактичний строк розходиться з договірним | у розрахунку дефіциту стоїть фактичний строк по цьому постачальнику, а договірний лишається окремою колонкою для розмови з ним |
| Інвентаризація | залишок в обліку розходиться з фактом | розбіжність це окремий перелік з датою останнього перерахунку, а не мовчазна правка залишку |
| Документи видачі | проводяться заднім числом | витрата по машині і вузлу рахується за датою документа і окремо за датою проведення, щоб було видно зсув |
| Мертвий запас | потрібен у грошах, а не у штуках | неліквід показується сумою на складі і віком останнього руху, тобто мовою бюджету |
| Куди йде результат | Telegram плюс зворотний запис в облікову систему | Telegram працює з першого тижня, зворотний запис вмикається після пілота і за окремим рішенням |
| Що далі | потрібна комерційна пропозиція для комітету, бюджет треба захищати | цей документ фіксує склад робіт і критерії приймання, а комерційна пропозиція збирається з нього після відповіді ІТ по способу доступу |
Вісім функцій першої хвилі
Це рівно той перелік, який ви відзначили у брифі, у вашому ж порядку. Колонка «стан» показує, що вже працює у кабінеті сьогодні, а що добудовується на пілоті: половина відзначеного це вже написаний код, а не обіцянка.
| Функція з вашого брифа | Що саме рахує агент | Стан |
|---|---|---|
| Позиції, які не встигають до ймовірної відмови | напрацювання вузла проти паспортного ресурсу дає дату ймовірної відмови, з неї віднімається фактичний строк поставки. Якщо різниця відʼємна, позиція у переліку, і агент розділяє два стани: «замовляти сьогодні і встигаємо» і «ресурс уже вичерпано, у строк поставки не вкладаємось» | працює |
| Нульовий залишок по критичному вузлу | позиції з нулем на всіх складах, першими ті, що стоять у плані ТО або закріплені за вузлом з малим залишком ресурсу | працює |
| Потреба з плану ТО на горизонті | перелік робіт ТО на обраний горизонт розкладається на позиції за нормами, з потреби віднімається залишок по групі складів, лишається чисте «скільки докупити» | пілот |
| Мертвий запас і неліквід у грошах | позиції без руху довше за поріг, сума на складі, вік останнього руху і окремо ті, у яких немає жодної машини з таким вузлом у парку | пілот |
| Розбіжність залишку з інвентаризацією | обліковий залишок проти останнього перерахунку: штуки, сума і дата, коли рахували востаннє | пілот |
| Фактичний строк поставки по постачальнику | медіана і найгірший випадок від дати замовлення до дати приходу, поруч договірний строк і різниця між ними | пілот |
| Переміщення між складами замість закупівлі | дефіцит на одному складі проти надлишку на іншому по тій самій групі позицій, з відстанню між складами і кількістю до переміщення | пілот |
| Витрата запчастин по машині і по вузлу | видача за період у розрізі машини, вузла і складу, з позначкою рядків, проведених заднім числом | пілот |
Що вже працює у кабінеті сьогодні
Що добудовуємо під ваш бриф
Пʼятнадцять складів як один залишок
Це головне з вашого брифа, і воно ж найдешевше: щоб побачити залишок по групі, не потрібно ані зводити склади в один, ані міняти облік. Потрібно, щоб у кожного рядка був склад, а у кожної позиції ключ, за яким видно, що це та сама деталь.
Вивантаження може приходити одним файлом на всі склади або пʼятнадцятьма окремими: агент складає їх і показує, з яких саме файлів зібрана цифра. Другий файл того самого складу не замінює перший мовчки, кабінет питає, додати чи замінити.
Група збирається за артикулом виробника, нормалізованою назвою і вузлом. Позиції з різними артикулами виробника ніколи не зливаються автоматично: це може бути аналог, а не та сама деталь. Агент показує групу як підозру з підставою, а рішення «це одне і те саме» ставить ваш майстер-даних, і воно запамʼятовується.
Нуль на складі дільниці при залишку на центральному закривається переміщенням. Саме тому ця функція стоїть у вашому переліку поруч з нульовим залишком: без групи складів вони суперечать одна одній.
Пропозиція переміщення несе кількість, обидва склади і відстань. Якщо деталь дешевша за доставку, агент так і пише і лишає закупівлю.
Агент готує пропозицію переміщення і заявку на закупівлю. Переміщення проводить комірник, замовлення розміщує і оплачує постачання, у кабінеті це лишається документом на підпис.
Фактичний строк поставки, а не договірний
Ви відзначили це окремою функцією, і це правильно: увесь розрахунок дефіциту тримається саме на цьому числі. Якщо у договорі 14 днів, а фактично приходить 31, то перелік «встигаємо» неправдивий рівно на цю різницю, і саме він закінчується зупинкою у жнива.
Як агент його рахує
Що з цим робить керівник
Заявка на закупівлю збирається без ручного зведення
Це третій ваш критерій успіху, і він же найпростіший для перевірки: заявка або збирається кнопкою, або ні. Складається вона з уже порахованого вище.
Те, що не встигає до ймовірної відмови; те, що потрібно за планом ТО на горизонті; те, що впало у нуль по всій групі складів. Кожен рядок знає, звідки він прийшов.
Перед закупівлею агент віднімає надлишки сусідніх складів і показує їх окремим переліком «перемістити замість купити».
Розміщені і ще не отримані замовлення знімаються з потреби, інакше та сама деталь замовляється двічі.
Поруч з кількістю стоїть дата, коли позиція потрібна, і фактичний строк поставки. Видно, що замовляти сьогодні, а що можна наступного тижня.
Заявка вивантажується у файл і у Telegram відповідальному. Зворотний запис в облікову систему вмикається після пілота і за окремим рішенням, а не за замовчуванням.
Чого агент не робить
Межа названа тут, а не у кінці розмови, бо саме з неї починаються питання на приймання.
Дані і спосіб доступу
Стартуємо на вивантаженнях: це знімає залежність від черги ІТ і дозволяє почати з першого тижня. Формат усередині кабінету один, тому перехід на пряме читання пізніше не міняє жодного екрана.
| Що потрібно | Склад рядка | Навіщо саме це |
|---|---|---|
| Залишки складів обовʼязково | склад, артикул, назва, вузол, залишок, ціна, строк поставки, дата останнього руху | база для дефіциту, мертвого запасу і переміщень |
| Довідник номенклатури обовʼязково | код, назва, артикул виробника, виробник, одиниця, ознака активної позиції | групування дублів і звʼязок позиції з вузлом |
| Техніка і вузли обовʼязково | машина, модель, вузол, напрацювання, паспортний ресурс, дата останнього обслуговування | прогноз відмови, без нього перша функція вашого переліку не рахується |
| Замовлення і приходи бажано | номер, постачальник, позиція, кількість, дата замовлення, дата приходу, договірний строк | фактичний строк поставки і зняття вже замовленого з потреби |
| Видача і рух бажано | дата документа, дата проведення, склад, позиція, кількість, машина, вузол | витрата по машині і по вузлу, видимість документів заднім числом |
| План ТО бажано | машина, вид обслуговування, планова дата або напрацювання, норми списання позицій | потреба на горизонті |
| Інвентаризація бажано | склад, позиція, обліковий залишок, фактичний залишок, дата перерахунку | перелік розбіжностей |
Три обовʼязкові файли дають пʼять функцій з восьми. Решта три файли додають фактичний строк поставки, потребу з плану ТО і витрату по машині. Формати приймаються ваші: xlsx, xls, csv, txt, вивантаження Power BI і фото таблиці з екрана.
Що на виході і хто це бачить
Кабінет
Вісім екранів за вашим переліком, у кожного свій KPI і таблиця, з якої будь-яка цифра розкривається у рядки вашого файла. Вхід за логіном, окремий кабінет агента.
Telegram
Один канал на технічну службу і особисті повідомлення відповідальним. За замовчуванням раз на добу зведенням, а не на кожну подію.
Файли
Заявка на закупівлю, перелік переміщень, розбіжності інвентаризації і мертвий запас у csv для Excel і у друк для комітету.
Зворотний запис в облікову систему у бриф ви внесли, і він у плані є, але другим кроком: спершу агент доводить, що його перелік правильний, і лише після цього отримує право створювати документ. Перший тиждень, коли агент пише у вашу систему, це найдорожчий спосіб втратити довіру до нього.
Режим роботи, права і контур
Права
Контур і журнал
Останнє важливе для комітету окремо: вісім функцій вашого переліку це арифметика над вашими ж даними. Мовна модель у цьому агенті використовується лише там, де треба прочитати фото таблиці або довільний файл, і її результат людина бачить до збереження.
Наші дефолти замість питань до вас
Бриф лишив кілька порогів порожніми, тому ми ставимо робочі значення і показуємо, де вони міняються. Усі вони живуть у налаштуваннях кабінету, без розробника.
| Параметр | Наш дефолт | Де змінюється |
|---|---|---|
| Довга поставка, від якої позиція підсвічується | 30 днів | налаштування, розділ запчастин |
| Горизонт потреби з плану ТО | 60 днів | налаштування, розділ запчастин |
| Мертвий запас: без руху довше ніж | 365 днів | налаштування, розділ запчастин |
| Відставання факту від договору, від якого постачальник у переліку | 7 днів | налаштування, розділ постачання |
| Страховий запас на критичному вузлі | 1 комплект | налаштування, з можливістю задати по вузлу |
| Сповіщення у Telegram | раз на добу зведенням, критичне одразу | налаштування, по кожному типу окремо |
Пілот і критерії приймання
Критерії взяті з вашого брифа дослівно, до кожного дописано, чим саме він перевіряється. Це і є те, за чим приймається робота.
| Ваш критерій | Як перевіряємо |
|---|---|
| Жодної зупинки у жнива через відсутність деталі | беремо минулий сезон: усі випадки простою через деталь, і по кожному дивимось, чи стояла ця позиція у переліку агента за строк поставки до потреби. Сезон, який ще не настав, довести неможливо, тому перевірка робиться на історії |
| Дефіцит видно за строк поставки до потреби | кожна позиція у переліку має дату потреби і фактичний строк поставки, і різниця між ними додатна. Перевіряється на будь-якому дні пілота, вибірково по десяти позиціях |
| Заявка на закупівлю збирається без ручного зведення | заявка формується кнопкою з трьох джерел, з неї зняті переміщення і вже замовлене. Порівнюємо з тією, яку ваша служба зібрала руками за той самий період |
Обсяг пілота
Що буде видно вже першого тижня
Що потрібно від вас
Для старту
Протягом пілота
Файли приймаємо у тому вигляді, у якому вони вивантажуються сьогодні: готувати окремий формат для нас не треба, ми читаємо ваш. Сирі дані це нормально, приведення до ладу наша частина роботи.
Якщо десь зрозуміли неточно
Питань до вас у цьому документі немає свідомо: усе, що можна було вирішити з брифа, вирішене, а решта стоїть дефолтом. Якщо якийсь пункт прочитаний неправильно, напишіть одним рядком, що саме, і ми переробимо цей пункт.